8 Fragen an Aida zum Thema „Großgruppen Incentives“: Was gibt es zu beachten? Was steckt dahinter?

Das Planen einer Reise für Großgruppen erfordert unbändige Kreativität und Leidenschaft, umfangreiches internationales Know-How, kombiniert mit einer großen Portion logistischer Erfahrung. Travel Designerin Aida, auch Geschäftsführerin von Maximize Travel, gibt uns Einblicke in ihre tägliche Arbeit.

Zunächst einmal: Woher kommt Deine Motivation für den Beruf?

Für mich ist es kein Beruf – ich würde es eher als Leidenschaft bezeichnen. Ich reise sehr gerne, lasse mich immer wieder von neuen Destinationen sowie Hotel- und Location-Trends begeistern und
empfinde es als sehr bereichernd, mit unterschiedlichsten Menschen aus aller Welt – sei es auf Kunden- oder Lieferantenseite – im Austausch sein zu dürfen.
Ich freue mich immer wieder auf’s Neue, unsere Gäste und Auftraggeber glücklich zu sehen, sie zu begeistern und emotional zu berühren. Das ist meine größte Motivation.
Auch empfinde ich es als großes Privileg, kreativ auf der einen aber auch gleichzeitig strukturiert auf der anderen Seite arbeiten zu dürfen. So entstehen auch neue Konzepte für unsere Gäste,
die z. B. in Themen wie Nachhaltigkeit einzahlen und unseren Reisen sinnstiftende Mehrwerte geben.

Welche Vorteile bieten Incentives?

Incentive-Reisen sind aufgrund des hohen Wettbewerbsumfeldes ein wichtiges HR-Instrument, um Mitarbeiter langfristig an Unternehmen zu binden oder Kunden zu Fans eines Unternehmens zu machen.
Die Incentives von Maximize Travel schaffen emotionale Erlebnisse und bleiben nachhaltig in Erinnerung. Durch die Begegnung auf Augenhöhe sowie durch gemeinsame Erlebnisse werden Motivation,
Teamgeist und Loyalität gestärkt. Auch der Fachkräftemangel und die zunehmende Anonymisierung durch Home-Offices stellen aktuell viele Unternehmen vor neue Herausforderungen.
Persönliche Begegnungen gewinnen an Stellenwert. Mit unseren Konzepten helfen wir dabei, Kunden und Mitarbeiter an die Unternehmen zu binden, die uns beauftragen.

 

Wie wählt man die richtige Destination für Großgruppen aus?

Nicht jede Destination eignet sich für jede Gruppe, das ist klar. Das hängt auch sehr von der Zielsetzung des jeweiligen Unternehmens ab. Bei der Wahl einer passenden Destination spielen natürlich unter anderem die Interessen der Gruppe, die Größe der Gruppe sowie die Erreichbarkeit der Destination eine entscheidende Rolle. Außerdem müssen bei der Wahl z. B. die Infrastruktur an Hotelkapazitäten, Möglichkeiten für attraktive Rahmenprogramme, generelle logistische Machbarkeiten in den Locations etc. berücksichtigt werden. Hierbei kommt es nicht nur darauf an, Locations zu finden, die über die passenden Kapazitäten verfügen, sondern auch darauf, ob adäquate Back-Ups, also ein attraktiver Plan B bei z. B. schlechtem Wetter geschaffen werden kann, wie rechtssichere Abläufe erfüllt werden können und wie erfahren die lokalen Dienstleister tatsächlich in der gemeinsamen Umsetzung sind. Unsere Konzepte sind tested-and-approved und entsprechen einem hohen Qualitäts- und Sicherheitsstandard.
Als neugierige Weltenbummler verfügen wir über ein breites Location- & Destinations-Know-How mit mehr als 20 Jahren Erfahrung und über ein weltweites Netzwerk ausgesuchter Partner, mit denen wir Großgruppen-Events reibungslos und erfolgreich durchführen.

Wie ist der Ablauf bei der Fluglogistik bei so großen Gruppen?

Unsere jahrelangen Kontakte zu Airlines und Charterern helfen uns, auch große Gästezahlen zu befördern.
So buchen wir zum einen reguläre Linienflüge oder aber kommen auch manchmal in den Genuss, eigene Maschinen exklusiv für unsere Gäste chartern zu dürfen.
Hier können wir dann z. B. das Firmen-Logo am Check-in Counter darstellen, eine individuelle Pilotenrede durchsagen lassen, die Board-Crew mit gebrandeten Outfits ausstatten,
ein individuelles Catering anbieten, eigene Magazine an Board verteilen uvm.
Weiterhin bietet ein Flugzeugcharter neben der Exklusivität an Bord viele Vorteile wie z.B. einen flexiblen Flugplan, keine Umbuchungs- oder Stornierungskosten einzelner Tickets, u.v.m.

Wie behält man bei Gruppen in dieser Größe überhaupt den Überblick

Die Antwort ist sehr vielschichtig. Bei der Datenerfassung z. B. arbeiten wir mit Online-Teilnehmer-Management-Tools. Personenreiche Incentives stellen Veranstalter regelmäßig vor die Herausforderung,
alle Teilnehmerdaten stets im Überblick zu behalten. Neben dem Datenschutz ist es bei einer Reise dieser Größe wichtig, immer „Herr der Daten sein“. Demnach ist Excel passé. Ein durchdachtes und individuell
auf die Veranstaltung angepasstes Online Guest Management System garantiert Aktualität, Validität, Vollständigkeit und Sicherheit der Daten. Was die Abläufe vor Ort betrifft, so arbeiten wir mit sehr minutiösen und auf die Minute genau getakteten Ablaufplänen und auch immer automatisch mit einem Plan-B-Konzept.

Wie hälst Du dich in der Reise- & Incentive-Branche immer auf dem Laufenden?

Generell sollte man immer neugierig sein. Wir sind ständig auf der Suche nach neuen Ideen und Möglichkeiten, die unsere Gäste begeistern und berühren könnten. So reisen und lesen wir viel über
neue „State of the Art“ Hotels, Locations und Experiences. Oder entwickeln mit unseren lokalen Partnern auch eigene Lösungen. Außerdem ist es essentiell, sich immer über die neuesten technischen Lösungen
zu informieren und diese zu nutzen. So setzen wir z. B. ein umfangreiches Online-Teilnehmer-Management-Tool ein, über das auch Email-Einladungen und Anmeldeformulare sowie Websites zum Event
erstellt werden können. Auch nutzen wir eine personalisierte Event-App, die vor Ort genutzt wird und so z. B. Papier einspart und Informationen für Alle immer zugänglich macht.
Auch schauen wir, wie wir gesellschaftliche Megatrends wie z. B. Nachhaltigkeit, Bildung oder Achtsamkeit in unsere Konzepte integrieren können. Diese Themen sind uns eineHerzensangelegenheit.
Bei diesen Themen fühlen wir uns zuhause und diese bauen wir gern in unsere Programme ein.

Wie kann man das größtmögliche Outcome aus einer Incentive Reise herausholen?

Um den Effekt der Reise so lange wie möglich anhalten zu lassen, ist es wichtig, den Spannungsbogen bereits im Vorfeld aufzubauen. Durch die richtige Teilnehmerkommunikation in Form von Mailings
mit z. B. Präsent-Teasern aus der Destination, Gewinnspielen oder E-Mail Newslettern mit immer sich verdichtenden Hinweisen – bei geheimen Reisen – wird die Vorfreude und Neugierde bereits früh geweckt
und gesteigert. Neben der Entwicklung eines Mottos mit rotem Faden realisieren wir die gesamte Event-Kommunikation mittels Web, Print und Social Media. Auch nach der Reise.

 

Wie denkst Du, werden sich Incentive Reisen und Meetings nach Covid-19 entwickeln?

Ich bin überzeugt, dass der persönliche Austausch durch die Einschränkungen durch Social Distancing einen noch höheren Stellenwert erfahren hat.
 
Sich treffen, gemeinsam austauschen und gemeinsames Erleben sind wertvoller denn je. In unserer reisefreien Zeit haben wir viele neue Teambuildings und Experiences entwickelt.
Wir freuen uns schon sehr auf die Zeit „danach“. Auf spannende Begegnungen und gemeinsame Erlebnisse, die bleiben.