Folgende Vertragsbedingungen werden von MAXIMIZE Marketing GmbH – Am Sonnenhang 17, 59519 Möhnesee (nachfolgend kurz Agentur genannt) dem Kunden (nachfolgend kurz Auftraggeber genannt) überlassen und werden Inhalt der vertraglichen Vereinbarungen:
I. Allgemeines – Geltungsbereich / Zahlungsziele
1. Die nachfolgenden allgemeinen Vertragsbedingungen sind Bestandteil des jeweiligen Auftrages und ergänzen die getroffenen schriftlichen Vereinbarungen. Der Leistungsumfang wird nur durch diese Bedingungen, den schriftlichen Auftrag, eine entsprechende Auftrags-bestätigung sowie die Leistungsbeschreibung bestimmt. Alle Leistungen, insbesondere Nachträge, Zusätze und Erweiterungen sind schriftlich zu vereinbaren.
2. Der Vertrag kommt durch beiderseitige Unterzeichnung des Auftrages bzw. bei Kaufleuten durch schriftliche Bestätigung des Auftragnehmers zustande. Der Vertrag kommt auch dann zustande, wenn der Auftraggeber eine Anzahlung leistet, die Agentur als solche entgegennimmt, oder Agentur mit der Erfüllung der Vertragsleistungen gegenüber dem Auftraggeber widerspruchslos beginnt.
3. Die Agentur erstellt eine ordnungsgemäße Abrechnung. Alle Preise für Agenturleistungen verstehen sich grundsätzlich rein netto, beim Engagement von Künstlern über die Agentur zzgl. Künstlersozialabgabe auf Künstlerhonorare gemäß dem von der Künstlersozialkasse festgelegten Sätzen und dem gesetzlichen, in der BRD abzuführenden Mehrwertsteuersatz, auch wenn dies im Einzelfall nicht gesondert vorgesehen sein sollte. Sollte eine Mehrwertsteuer an eine andere staatliche Organisation abzuführen sein, so hat Agentur Anspruch auf Zahlung dieser Steuer. Skonto wird nicht gewährt. Der Gesamtbetrag ist – falls nicht anders vereinbart – zahlbar nach Projektfortschritt ohne Abzüge:
➢ – 30 % der Auftragssumme bei Vertragsschluss
➢ – 20 % der Auftragssumme 60 Tage vor Veranstaltungsbeginn
➢ – 20 % der Auftragssumme 30 Tage vor Veranstaltungsbeginn
➢ – 20 % der Auftragssumme 14 Tage vor Veranstaltungsbeginn
➢ – 10 % der Auftragssumme nach Beendigung der Veranstaltung
➢ – ein Ausgleich der tatsächlich angefallenen Mehr- oder Minderkosten erfolgt mit der Endabrechnung.
4. Reisekosten, Übernachtungen und Spesen werden nach Aufwand abgerechnet. Flüge innerhalb Europas erfolgen in der Economy-Class, Interkontinental-Flüge in der Business-Class. Bahnreisen erfolgen in der 1. Klasse. Fahrten werden mit dem PKW mit 0,50 €/km, mit dem Kleintransporter mit 0,70 €/km und mit einem LKW ab 7,5 t mit 1,40 €/km berechnet.
5. Alle Aufwendungen und Auslagen von Agentur, die nicht nach Maßgabe der Leistungsbeschreibung von Agentur zu übernehmen sind, werden nach Aufwand abgerechnet.
6. Alle Leistungen, die nicht in der Leistungsbeschreibung erfasst sind, sind auch dann zusätzlich vom Auftraggeber zu vergüten, wenn Agentur nicht auf Leistungen Dritter zurückgreift, sondern die jeweilige Leistung durch eigene Mitarbeiter ausführen lässt. Agentur ist berechtigt, Arbeiten, die Agentur im Namen und für Rechnung des Auftraggebers an Dritte vergeben kann, durch eigene Mitarbeiter auszuführen und alsdann gesondert mit dem Auftraggeber abzurechnen.
7. Agentur ist berechtigt, bei Zahlungsverzug Mahngebühren und bankübliche Verzugszinsen zu berechnen.
8. Eventuell entstehende GEMA-Gebühren, Gebühren sonstiger Verwertungsgesellschaften und Künstlersozialversicherungsabgaben, sowie Energie-, Wasser- und Abfallkosten und die Kosten für eine ausreichende Veranstaltungshaftpflichtversicherung, sowie etwaige Veranstaltungsausfall- und/oder Elektronik-/Equipmentversicherung werden vom Auftraggeber übernommen.
9. Andere allgemeine Geschäftsbedingungen gelten nicht. Angestellte der Agentur sind nicht berechtigt mündliche Nebenabreden zu treffen oder schriftliche Zusicherungen zu machen, die über die mit der Geschäftsleitung getroffene schriftliche Vereinbarung hinausgehen.
II. Kostenrahmen / Budget
1. Der Kostenrahmen ist unverbindlich veranschlagt.
2. Sollten die voraussichtlichen Kosten um mehr als 20 % überschritten werden, so hat der Auftraggeber das Recht zur Kündigung.
3. Die Agentur ist verpflichtet, eine Überschreitung des Kostenrahmens um mehr als 20 % unter Hinweis auf das Kündigungsrecht, die Kündigungsfrist und die Folgen eines fristlosen Verstreichens der Kündigung dem Auftraggeber unverzüglich mitzuteilen, sobald die Überschreitung voraussehbar ist. Die Agentur wird in diesem Schreiben dem Auftraggeber auch den Betrag nennen, um den der Kostenrahmen voraussichtlich überschritten wird.
4. Macht der Auftraggeber innerhalb von drei Wochen ab Zugang der Anzeige von seinem Kündigungsrecht keinen Gebrauch, so gilt die Überschreitung als genehmigt, soweit diese den ursprünglichen Kostenrahmen um nicht mehr als 40 % übersteigt. Wird das Kündigungsrecht seitens des Auftraggebers ausgeübt, so stehen dem Auftraggeber gegen die Agentur keinerlei Ansprüche zu, es sei denn, dass zwingende gesetzliche Regelungen oder Vereinbarungen dieses Vertrages entgegenstehen. Übersteigen die Kosten den ursprünglichen Kostenrahmen um mehr als 40 %, so kann die Agentur den Vertrag kündigen, ohne dass dem Auftraggeber Ansprüche gegen die Agentur zustehen, es sei denn, dass zwingende gesetzliche Regelungen oder Vereinbarungen dieses Vertrages entgegenstehen. Kündigt keine der beiden Vertrags-parteien, so muss eine neue Vereinbarung, die eine angemessene Erhöhung des Agenturhonorars beinhaltet, getroffen werden.
5. Die Agentur ist berechtigt, das vereinbarte Honorar, soweit dieses nach dem Zahlungsplan fällig ist, vorweg aus dem Budget zu entnehmen, und zwar auch dann, wenn hierdurch das Budget erschöpft werden sollte.
6. Leistungen, die in den Leistungsbeschreibungen nicht enthalten sind, wird die Agentur erst nach vorheriger Abstimmung mit dem Auftraggeber ausführen bzw. in Auftrag geben, wenn die einzelne Leistung einen Kostenbetrag von 10 % des Kostenrahmens überschreitet.
7. Für den Fall, dass die sofortige Erbringung dieser Leistung für die Verwirklichung des vorliegenden Vertrages erforderlich und eine vorherige Abstimmung mit dem Auftraggeber nicht möglich ist, darf die Agentur vor Abstimmung mit dem Auftraggeber die Leistung erbringen oder in Auftrag geben, soweit der Kostenrahmen um nicht mehr als 20 % überschritten wird. Die Agentur muss in einem derartigen Fall den Auftraggeber nachträglich unverzüglich informieren.
8. Für den Fall, dass eine vorzeitige Erschöpfung des Budgets oder eine Überschreitung des Kostenrahmens erkennbar wird, wird die Agentur den Auftraggeber informieren. Dieser ist nach Eingang der Information verpflichtet, den benötigten Betrag unverzüglich einzuzahlen, soweit dieser den Kostenrahmen um nicht mehr als 20 % überschreitet. Wird der Überschreitung des Kostenrahmens um mehr als 20 % zugestimmt oder gilt die Genehmigung hierzu als erteilt, so ist der erforderliche Mehrbetrag unverzüglich nach Erteilung der Zustimmung oder nach Eintritt der Genehmigungsfiktion vom Auftraggeber einzuzahlen.
III. Durchführung / Organisation
1. Die Durchführung und Ausgestaltung der Veranstaltung erfolgen auf Basis des vorliegenden Konzepts. Abgerechnet wird nach Projektfortschritt. Wesentliche Veränderungen werden mit dem Auftraggeber abgestimmt.
2. Die Agentur ist in der Ausgestaltung des Programms und der Auftritte nach Maßgabe des vereinbarten Ablaufplanes frei. Den künstlerischen Weisungen eines Dritten unterliegt die Agentur nicht.
3. Die Agentur ist berechtigt, die vereinbarten Vertragsleistungen einschließlich eines Programms (z.B. beim Ausfall vorgesehener Künstler) und die Versorgung mit Speisen und Getränken zu ändern, soweit hierdurch der Wert der ursprünglich vereinbarten Leistung nicht nachteilig verändert wird.
4. Bei Bereitstellung oder Buchung der Ausstellungs- und/oder Veranstaltungsräume durch den Auftraggeber werden die Örtlichkeiten an den Auf-, Abbau- und Veranstaltungstagen Mitarbeitern und Beauftragten der Agentur für den Aufbau von Messeständen und Bühnenbauten, Installation von Beleuchtungs- und Beschallungstechnik, sowie für Bühnenproben zugänglich gemacht. Der Abbau beginnt unmittelbar nach Veranstaltungsende. Alle Veranstaltungs- und Raumkosten, wie Energie, Raummiete, Aufsichtspersonal, Saaltechnik, Reinigung, Feuerwehr medizinische Notfallversorgung etc. werden direkt vom Auftraggeber abgerechnet. Künstlergarderoben müssen in ausreichendem Umfang gestellt werden.
5. Gegenstände des Auftraggebers (give aways, Banner, Technik etc.) reisen stets auf Kosten und Gefahr des Auftraggebers. Sofern nicht besonders vereinbart, veranlasst die Agentur den Versand nach eigenem Ermessen ohne Verantwortung für eine besondere Verpackung oder den billigsten und/oder schnellsten Weg. Gegenstände des Auftraggebers, die zur Leistungserbringung von der Agentur erforderlich sind, müssen zum vereinbarten Termin frei Haus bzw. an den von der Agentur angegebenen Ort angeliefert werden. Die Rücklieferung dieser Gegenstände erfolgt unfrei ab Einsatzort. Zum Abschluss einer Transportversicherung, deren Kosten der Auftraggeber zu tragen hat, ist die Agentur berechtigt, jedoch nicht verpflichtet. Etwaige Transportschäden sind der Agentur unverzüglich anzuzeigen. Eventuelle Ansprüche gegen das Transportunternehmen werden auf Verlangen an den Auftraggeber abgetreten.
6. Die Agentur bewahrt im Rahmen des Auftrags überlassene Unterlagen des Auftraggebers für die Dauer von sechs Monaten auf. Bei Überlassung von Originalvorlagen und Speichermedien (CAD-Pläne, Fotos, Druckvorlagen, Speicherchips, USB-Sticks, CD-ROMs, DVDs, Blu-Rays u.ä.) verpflichtet sich der Auftraggeber, Duplikate herzustellen. Für Vorlagen des Auftraggebers, die nicht binnen eines Monats nach Beendigung des Auftrages zurückverlangt werden, übernimmt die Agentur keine Haftung.
IV. Pflichten der Agentur
Die Agentur verpflichtet sich, mit der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns
➢ das geplante Projekt gewissenhaft zu planen und den Auftraggeber zu beraten,
➢ sämtliche Leistungsträger sorgfältig auszuwählen und zu überwachen,
➢ das geplante Projekt in der Realisationsphase zu überwachen und sicherzustellen.
V. Andere Unternehmer, Subunternehmer
1. Andere Leistungsträger: Grundsätzlich erbringt die Agentur sämtliche Leistungen gegenüber dem Auftraggeber in eigener Verantwortung. In besonderen Fällen – beispielsweise bei Transporten von Personen im Liniendienst – tritt die Agentur teilweise als Vermittler auf. Der Auftraggeber schließt bei solchen – im Angebot eindeutig gekennzeichneten Leistungen – auf Vermittlung der Agentur die erforderlichen Verträge unmittelbar mit dem Leistungsträger. Mit der Auftragserteilung bevollmächtigt der Auftraggeber die Agentur, die erforderlichen Verträge zu schließen. Für die Betreuung solcher Leistungen ist die Agentur berechtigt, die im Angebot aufgeführten Handlingpauschalen zu berechnen.
2. Subunternehmer: Die Agentur ist berechtigt, sämtliche Leistungen auch durch nachrangige Unternehmer zu erbringen. Diese werden ausschließlich zur Erfüllung der Verpflichtungen der Agentur gegenüber dem Auftraggeber tätig, so dass diese nicht verpflichtet ist, über diese Vertragsverhältnisse Rechnung oder Auskunft zu erteilen.
3. Weisungen: Die Agentur ist gegenüber Lieferanten, die vom Auftraggeber mit Leistungen für die Veranstaltung beauftragt wurden, im Interesse und im Namen des Auftraggebers weisungsberechtigt.
VI. Pflichten des Auftraggebers
Der Auftraggeber ist verpflichtet
➢ entsprechend vereinbarte Mitwirkungshandlungen fristgerecht vorzunehmen, insbesondere die für Teilentscheidungen im Rahmen des Projektes erforderlichen Zustimmungserklärungen (z.B. endgültige Wahl des Veranstaltungsortes, logistische Detailentscheidungen, Auswahl von Programmpunkten, Marketing etc.) innerhalb des vereinbarten Zeitplanes zu treffen,
➢ die für die Planung und Durchführung des Projektes entscheidungsbefugten Mitarbeiter oder Gremien zu benennen und deren Verfügbarkeit – oder deren Vertretung – sicherzustellen,
➢ die zur Durchführung des Projektes vereinbarten eigenen Materialien innerhalb des vereinbarten Zeitplanes zu liefern.
VII. Untersuchungs- und Rügepflicht
1. Mängelrüge, Form und Frist: Der Auftraggeber wird die erbrachten Leistungen einschließlich etwaiger Dokumentationen unverzüglich abnehmen bzw. unverzüglich insbesondere auf deren Vollständigkeit untersuchen. Pflichtverletzungen der Agentur die hierbei festgestellt werden, müssen unverzüglich gegenüber dem Mitarbeiter der Agentur vor Ort zunächst mündlich und innerhalb von acht Werktagen schriftlich gerügt werden. Die Mängelrüge muss eine nach Kräften zu detaillierende Beschreibung der Mängel beinhalten.
2. Nachträgliche Mängelrüge: Mängel, die im Rahmen der beschriebenen ordnungsgemäßen Untersuchung oder Abnahme nicht feststellbar sind, müssen innerhalb von acht Werktagen nach Entdeckung unter Einhaltung der in Ziffer 1. dargelegten Rügeanforderungen, jedoch ausschließlich schriftlich gerügt werden.
3. Genehmigung: Bei einer Verletzung der Untersuchungs- und Rügepflicht gilt die Leistung in Ansehung des betreffenden Mangels als genehmigt. Dieses gilt nicht für Fälle des Rückgriffs des Unternehmers und der Verjährung von Rückgriffsansprüchen.
4. Sonstige Prüfung: Der Auftragsgeber verpflichtet sich Leistungen u. Produkte der Agentur insbesondere auf ihre wettbewerbs- u. kennzeichenrechtliche Zulässigkeit zu prüfen oder überprüfen zu lassen.
VIII. Haftung / Höhere Gewalt
1. Grundsatz- und Leistungsbeschreibung: Die Leistungspflichten der Agentur werden ausschließlich von der Leistungsbeschreibung bestimmt.
2. Haftungsgrundsätze: Die Haftung der Agentur für Leistungsfehler nach der Leistungsbeschreibung wird auf solche Schäden begrenzt, mit deren Entstehung im Rahmen der jeweils geschuldeten Leistung typischerweise gerechnet werden muss.
3. Umfang der Haftung: Im Übrigen haftet die Agentur unbeschränkt nur für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit auch ihrer gesetzlichen Vertreter, leitenden Angestellten und sonstigen Erfüllungsgehilfen. Für leichte Fahrlässigkeit haftet die Agentur bei Körper- und Gesundheitsschäden. Ansonsten nur, sofern eine Pflicht verletzt wird, deren Einhaltung für die Erreichung des Vertragszweckes von besonderer Bedeutung ist (Kardinalpflicht). Das betriebliche und persönliche Risiko für die ordnungsgemäße Abwicklung der Veranstaltung, sowie die Haftung in vollem Umfange für die Sicherheit der Beauftragten und der eigenen und angemieteten Ausrüstung der Agentur trägt der Auftraggeber.
4. Die Agentur übernimmt keinerlei Haftung für Schäden gleich welcher Art, die durch Besucher verursacht worden sind. Schwund, Glasbruch und evtl. Kosten, die durch die Beschädigung des Geländes, der Räume oder unterirdischer Leitungen durch die Installation von Bühnen, Messeständen, Zelten etc. entstehen, gehen zu Lasten des Kunden. Gleiches gilt bei der Beschädigung von durch die Agentur angemietetem Equipment. Der Kunde ist verpflichtet, eine ausreichend dimensionierte Veranstaltungshaftpflichtversicherung abzuschließen und der Agentur auf Verlangen nachzuweisen.
5. Soweit im Rahmen der Veranstaltung die Möglichkeit zur Teilnahme an sportlichen Aktivitäten, Wettbewerben etc. (z.B. Canyoning, River Rafting, Bungee Jumping, Kite-Surfing, Tauchen, Cartfahren, Tontaubenschießen etc.) angeboten wird, wird auf die in der Natur der Sache liegenden üblichen Gefahren hingewiesen. Die Teilnahme an solchen Aktivitäten erfolgt auf eigene Gefahr. Die Agentur und die involvierten Leistungsträger haften nur dafür, dass sie die der Aktivität innewohnende Gefahr nicht vorsätzlich oder grob erhöhen.
6. Im Falle der schuldhaften Nichterfüllung des Vertrages oder bei schuldhafter Vertragsverletzung haftet die Agentur nur bis maximal zur Höhe des vereinbarten Honorars. Die Geltendmachung weiterer Schadensersatzansprüche gegenüber der Agentur ist damit ausgeschlossen. Bei schuldhafter Vertragsverletzung des Kunden ist die Agentur nicht verpflichtet, die Veranstaltung durchzuführen.
7. Die Agentur hat die rechtliche Zulässigkeit sowie die fachliche und künstlerische Vertretbarkeit der von der Agentur entwickelten Maßnahmen mit der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns eigenverantwortlich zu prüfen. Eine Haftung ist grundsätzlich ausgeschlossen, wenn die Agentur trotz vorgebrachter Bedenken auf Weisung des Kunden die Maßnahmen dennoch durchführt. In diesem Falle hat der Kunde die Agentur von Rechten Dritter, die aufgrund dessen gegen die Agentur geltend gemacht werden, freizustellen.
8. Soweit die Agentur in Erfüllung dieses Vertrages auf Wunsch und im Namen des Kunden Verträge mit Dritten abschließt, beschränkt sich die auftragsgemäße Tätigkeit auf die Auswahl des betreffenden Vertragspartners und den Abschluss des betreffenden Vertrages unter Wahrung der in diesem Vertrag gesetzten Grenzen. Die Agentur ist insbesondere nicht verpflichtet, die Durchführung solcher Verträge selbst zu überwachen. Derart von der Agentur beauftragte Dritte sind im Verhältnis von der Agentur zum Kunden nicht Erfüllungsgehilfen der Agentur.
9. Produkthaftung: Die Haftung nach dem Produkthaftungsgesetz bleibt unberührt.
10. Höhere Gewalt: Wird die Durchführung des Projektes infolge bei Vertragsabschluss nicht vorhersehbarer höherer Gewalt (z.B. Gewitter, Sturm, Hagel) und aufgrund von besonderen Ereignissen (Krieg, Terror, Streik, behördliche Anordnungen und/oder Verfügungen, Epidemien etc.) erheblich erschwert, gefährdet oder unmöglich, so kann die Agentur die Veranstaltung verkürzen oder absagen. In diesen Fällen kann die Agentur dem Auftraggeber einen bis zum Eintritt der höheren Gewalt geleisteten Aufwand und nicht mehr stornierbare Kosten Dritter nach Projektfortschritt in Rechnung stellen.
IX. Urheber- und Verwertungsrechte / Verschwiegenheit / Datenschutz
1. Grundsatz: Grundsätzlich verbleiben sämtliche Urheberrechte und Verwertungsrechte an den von der Agentur geschaffenen Produkten und Leistungen, auch einzelne Teile daraus, bei ihr als Schöpferin. Durch Zahlung des Honorars werden auf den Auftraggeber lediglich die Verwendungs- und Nutzungsrechte im Rahmen und im Umfang des schriftlichen Auftrages für die Dauer des Vertragszweckes übertragen. Die Erweiterungen diesbezüglicher Rechte, insbesondere neue Auflagen oder Nutzung der Produkte mit anderen Medien, auch Veranstaltungswiederholungen, werden grundsätzlich nur im Rahmen der Erteilung eines neuen Auftrages gestattet. Der Auftraggeber erhält für weitere Marketingmaßnahmen ohne besondere Vereinbarung an Produkten oder Leistungen der Agentur grundsätzlich keine wie auch immer gearteten Rechte. Änderungen von Produkten oder Leistungen der Agentur durch den Auftraggeber sind nur mit schriftlicher Zustimmung der Agentur gestattet. Für Nutzungen von Produkten oder Leistungen der Agentur, die über den ursprünglichen Vertragszweck hinausgehen, gebührt der Agentur eine gesonderte angemessene Vergütung; dies unbeschadet der Voraussetzung der vorhergehenden schriftlichen Zustimmung durch die Agentur.
2. Entwürfe: Über das Vorstehende hinaus verbleiben sämtliche Rechte an Entwürfen, die dem Auftraggeber im Rahmen der Vertragsanbahnung präsentiert oder übergeben worden sind, uneingeschränkt bei der Agentur. Wird der Auftrag nicht erteilt, so sind sämtliche Entwürfe an die Agentur herauszugeben oder auf Verlangen zu vernichten. Anderweitige Verwendung der Entwürfe ganz, teilweise oder in abgeänderter Form ist dem Auftraggeber untersagt. Auf das Urhebergesetz wird ausdrücklich hingewiesen.
3. Materialien des Auftraggebers: Stellt der Auftraggeber im Rahmen der Realisierung des Auftrages der Agentur eigene Materialien (Logos, Fotos, Videos, Bilder, Banner, Texte, Klangproben etc.) zur Verfügung, so garantiert der Auftraggeber, dass diese Materialien frei von Rechten Dritter sind oder dass die zur Realisierung des Projektes erforderlichen Verwertungs- und Nutzungsrechte dem Auftraggeber uneingeschränkt zustehen. Auf Verlangen der Agentur hat der Auftraggeber die entsprechenden Freigabeerklärungen der Urheberrechtsinhaber vorzulegen. Der Auftraggeber stellt die Agentur unwiderruflich von etwaigen Ansprüchen Dritter in unbeschränkter Höhe einschließlich etwaiger Rechtsverfolgungskosten frei.
4. Kennzeichnung: Die Agentur ist berechtigt auf allen Informationsmitteln, Produkten u. sonstigen Leistungen auf den Auftraggeber, in welcher Form auch immer, hinzuweisen ohne dass dem Auftraggeber hierfür ein Entgeltanspruch erwächst. Nebst diesen Bestimmungen gelten sämtliche deutsche Bestimmungen betreffend geistiges Eigentum.
5. Die Agentur ist berechtigt, die Produktion auf Bild- und Tonträgern jeder Art zu dokumentieren und alle sich aus dem Vertragsverhältnis ergebenden Foto-, Video- und Filmaufnahmen, sowie sonstige technische Reproduktionen zur Eigenwerbung oder zu redaktionellen Zwecken zu verbreiten oder zu veröffentlichen, und zwar ohne Einschränkung des räumlichen, sachlichen und zeitlichen Geltungsbereichen. Die Agentur behält sich ein Einspruchsrecht für eine über den Vertrag hinausgehende Nutzung und Verbreitung von Bild- und Tonträgern jeder Art durch den Auftraggeber oder durch Dritte vor.
6. Beide Vertragsparteien verpflichten sich, keinem Dritten Auskunft über das vereinbarte Honorar zu geben. Die Vertragsparteien gestatten sich gegen-seitig, Pressemitteilungen herauszugeben. Agentur ist in Publikationen auf Verlangen als Urheber und durchführende Agentur namentlich zu nennen.
7. Die Vertragsparteien werden Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse des anderen Vertragspartners, die während der Durchführung dieses Vertrages anvertraut oder bekannt geworden sind, auch nach Beendigung des Vertrages vertraulich behandeln.
8. Werden unter den Vertragsparteien personenbezogene Daten weitergegeben, werden die Vertragsparteien insoweit alle datenschutzrechtlichen Anfor-derungen nach der EU-DSGVO und dem BDSG beachten. Für diesen Fall wird ein Auftragsdatenverarbeitungsvertrag zwischen den Parteien abgeschlossen.
Sollten aufgrund der Konzeption des Projektes Daten von der Agentur an Dritte weitergegeben werden (z.B. Einladungsmanagement, Erfassung nach Infektionsschutzgesetz, Teilnehmerlisten für Drittanbieter, o.ä.), wird die Agentur auch insoweit einen entsprechenden Auftragsdatenverarbeitungsvertrag abschließen, um den Datenschutz zu gewährleisten. Die ausführliche Datenschutzerklärung der Agentur befindet sich unter https://www.maximize-marketing.de/datenschutz/.
X. Allgemeine Vertragsabwicklung der Leistungen durch die Agentur / Mitwirkung des Auftraggebers
1. Leistungsphasen, Abnahme: Grundsätzlich sind die Leistungen der Agentur in drei Phasen unterteilt: Die Konzeptphase, die Planungsphase und die Fertigstellungs- oder Endproduktionsphase. Der Umfang der einzelnen Leistungsphasen und ihre zeitliche Dauer werden durch den schriftlichen Auftrag bestimmt. Die Bezahlung erfolgt nach vorgegebenem Projektfortschritt. Nach Fertigstellung des Produktes oder der Leistung ist der Auftraggeber verpflichtet, die Leistung abzunehmen. Die Abnahme ist auf Verlangen schriftlich zu erklären. Vorgelegte Abnahmeprotokolle sind zu unterzeichnen.
2. Teilabnahmen: Insbesondere nach jeder Leistungsphase ist die Agentur berechtigt, dem Auftraggeber einzelne Bestandteile des Gesamtwerkes zur Teilabnahme vorzulegen. Der Auftraggeber ist zur Teilabnahme verpflichtet, sofern die betreffenden Bestandteile der Produktion den vereinbarten Anforderungen entsprechen. Geringfügige Mängel berechtigen nicht zur Abnahmeverweigerung.
3. Vorleistungen: Die Agentur ist jederzeit berechtigt, insbesondere zur Sicherstellung von Vorleistungen Dritter (z.B. Reservierungskosten, Kautionen, Künstlergagen, Transportmittel- und Unterkunftsreservierungen, Produkteinkäufe etc.) eine angemessene Vorauszahlung von dem Auftraggeber zu verlangen.
4. Leistungsfristen, Verspätung und Folgen: Liefer- und Fertigstellungstermine gelten nur als verbindlich vereinbart, wenn der Auftraggeber, die zur Realisation des Projektes erforderlichen Informationen und Materialien in dem vereinbarten Darstellungsmedium bis zu dem vertraglich vereinbarten Zeitpunkt vollständig der Agentur zur Verfügung gestellt hat. Die Agentur bemüht sich die vereinbarten Termine einzuhalten. Im Falle zurechenbarer Nichteinhaltung von Terminen ist der Auftraggeber erst dann zur Geltendmachung allfälliger daraus entstandener Ansprüche berechtigt, nachdem er der Agentur eine angemessene Nachfrist gesetzt hat. Die Frist beginnt mit Zugang eines entsprechenden Mahnschreibens.
5. Folgen der verspäteten Mitwirkung des Auftraggebers: Überschreitet der Auftraggeber den für seine Mitwirkungspflichten vereinbarten Zeitpunkt, so haftet die Agentur grundsätzlich nicht für die Folgen der verspäteten Realisierung des Projektes. Einer besonderen Aufforderung der Agentur an den Auftraggeber oder einer Erinnerung an die Einhaltung des Zeitplanes bedarf es ausdrücklich nicht. Ändern sich aufgrund der verspäteten Informationserteilung oder einer verspäteten Entscheidung durch den Auftraggeber die Produktionskosten etwa durch notwendig werdende Sonn-, Feiertags- oder Nachtarbeiten, Umbuchungen, Stornierungen, Erweiterung oder Reduzierung der Personenzahlen, so fallen diese Kosten dem Auftraggeber zur Last. Die Agentur wird sich jedoch bemühen, die Zusatzkosten so gering wie möglich zu halten.
6. Zahlungen: Sämtliche Rechnungen der Agentur sind mit Rechnungsstellung fällig und nach Rechnungserhalt abzugsfrei zu zahlen. Falls sich im Lauf der Veranstaltungs-Planung das Budget verändert, ist die Agentur berechtigt entsprechend angepasste A-Conto-Beträge in Rechnung zu stellen. Bei sehr umfangreichen und langwierigen Projekten ist die Agentur darüber hinaus berechtigt nach jeder Leistungsphase Teilzahlungen in Rechnung zu stellen. Bei Zahlungsverzug werden 9 % über dem Basiszinssatz der Europäischen Zentralbank als Verzugszinsen berechnet. Im Mahnungsfall werden zusätzlich Mahnspesen von 12,- Euro berechnet. Gerät der Auftraggeber mit der Zahlung einer A-Conto- oder Teilrechnung in Verzug, so ist die Agentur berechtigt, die Erbringung weiterer Leistungen bis zum Eingang der Zahlung zu verweigern. Im Falle des Zahlungsverzuges des Auftraggebers verlieren sämtliche Liefer- und Produktionsfristen ihre Gültigkeit.
7. Aufrechnungsverbot: Gegen die Rechnungsforderungen der Agentur ist eine Aufrechnung mit bestrittenen oder nicht rechtskräftig festgestellten Forderungen ausgeschlossen.
8. Stornobedingungen: Bei Rücktritt durch den Auftraggeber kann die Agentur angemessenen Ersatz für die getroffenen Vorkehrungen einschließlich des entgangenen Gewinns und ihrer Aufwendungen verlangen. An Stelle der konkreten Berechnung der Entschädigung für den Rücktritt, kann die Agentur unter Berücksichtigung der gewöhnlich ersparten Aufwendungen, folgenden pauschalisierten Anspruch auf Rücktrittsgebühren geltend machen. Die pauschalierten Rücktrittskosten betragen:
➢ bis drei Monate vor Veranstaltungsbeginn 70 % des vereinbarten Honorars
➢ bis zwei Monate vor Veranstaltungsbeginn 80 % des vereinbarten Honorars
➢ bis einen Monat vor Veranstaltungsbeginn 90 % des vereinbarten Honorars
➢ bis zwei Wochen vor Veranstaltungsbeginn 95 % des vereinbarten Honorars
➢ ab zwei Wochen vor Veranstaltungsbeginn 100 % des vereinbarten Honorars
Berechnungsgrundlage ist das mit dem Auftraggeber vereinbarte Honorar zzgl. USt. abzüglich der ersparten Aufwendungen (Fahrtkosten, Übernachtung, Verpflegung etc.). Dem Auftraggeber bleibt unbenommen den Nachweis zu führen, dass im Zusammenhang mit der Stornierung keine oder geringere Kosten entstanden sind als die von der Agentur in der Pauschale ausgewiesenen Kosten. Außerdem hat die Agentur im Falle des Rücktritts durch den Auftraggeber Anspruch auf alle bis zum Zeitpunkt des Rücktritts im Zusammenhang mit dem Vertrag angefallenen Fremdkosten, Stornogebühren etc.
XI. Schlussbestimmungen
1. Sollten eine einzelne oder mehrere Bestimmungen des Vertrages unwirksam sein oder werden, so berührt dies nicht die Wirksamkeit des Vertrages im Übrigen. Die unwirksame Bestimmung ist von den Vertragsparteien durch eine wirksame Bestimmung zu ersetzen, die dem wirtschaftlichen Sinn und Zweck des Vertrages entspricht.
2. Mündliche Nebenabreden gelten als nicht getroffen. Änderungen und Ergänzungen des Vertrages bedürfen der Schriftform. Dies gilt auch für einen Verzicht auf die Schriftform.
3. Diese Vereinbarung und das gesamte Rechtsverhältnis zwischen den Vertragsparteien unterliegen dem Recht der Bundesrepublik Deutschland.
4. Für alle Streitigkeiten, die sich aus der Geschäftsbeziehung mit der Agentur ergeben, wird das Amtsgericht Soest bzw. das Landgericht Arnsberg als Gerichtsstand vereinbart.

Stand: 18.02.2021